Status 欄位值為 Does not exist(系統回傳): 系統回傳此筆資料是否已套用至範本生成文件(若完成文件,欄位值為 Done)。故我們需要將欄位值條件先設定為 Does not exist(不存在 / 沒有資料),讓系統知道我們某筆資料想要套入範本(Send Letter=Yes),且文件還未完成(Does not exist) 狀態下,再去執行套入範本的指令。
*若 Status 欄位值未設定為 Does not exist,則有可能文件已完成(欄位值為 Done),但系統看到 Send Letter 仍是 Yes 的狀態下,不斷生成文件。
Google Sheets 篩選條件
小提示: 通常在設定完第一個 Google Sheets 模組節點後,我會點擊整個畫面左下角的 Run Once 進行測試,看看資料是否有抓成功唷。若有成功,Google Sheets 模組右上角會出現一個白色的數字泡泡,點擊後將可以看到你原本建立於 Google 試算表內的資料
Run once 測試 Google Sheet 資料是否成功
資料試跑成功之數字泡泡操作示意
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Step 3-2. Google Docs - Create a Document from a Template 模組節點
在設定好 3-1 的 Google 試算表模組節點後,我們就要把資料帶入 Google 文件範本啦!
滑鼠移動到 Google Sheet 模組節點上,右邊會出先一個 + Add another module,點擊後就會出現另外一個空白的模組節點可以讓你新增 Google Docs - Create a Document from a Template 模組節點
新增其他模組節點示意
新增完 Google Docs - Create a Document from a Template 模組節點後,同樣需先進行 Google Docs 授權。
完成授權即可針對此模組節點進行設定:尋找原本建立文件範本的存放位置或文件 Document ID。
下方 Values 處將會自動出現那些你在 Google 文件範本內有設定 {{ }} 的參數欄位名稱 (e.g. {{ First name }}、{{ Address }}
點擊 Google Docs 模組節點其中一個欄位時,會跳出一個視窗讓你點擊帶入 Google Sheets 欄位參數 (e.g. First Name),選擇對應的資料後,Google Sheets 欄位資料就會自動對應至 Google Docs 參數 (如 First name 和 Address)
設定 Google Docs 文件模組資料
最後在 Google Docs 模組節點下方,設定新套版文件的標題以及要存放的位置就好囉~
設定 Google Docs 新套版文件名稱與存放位置
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Step 3-3. Google Sheets - Update a Row 模組節點
最後一步,新增一個新的 Google Sheets - Update a Row 模組節點。
當前一個 Google Docs 文件節點完成作業後,把狀態回寫到 Google Sheets 的 Status 欄位 (以此例為 K 欄位),讓系統及我們知道哪些資料已經完成自動文件套版流程囉!
回寫 Google Sheets 套版資料狀態
以此範例,當資料自動套版完成文件建立後,在 Google Sheets Status 欄位就會新增 “Done” 狀態文字
恭喜!自動化文件套版流程完成!
完成前面三個 Make 步驟設定後,就可以重新點擊 Run Once 試跑整個流程啦!
成功的話,你就可以看到設定的 Google Drive 資料夾中,出現新建立的套版文件!
最後確認 Make 流程沒問題後,就可以開啟下面 SCHEDULING 開關,設定排程處理自動化文件套版流程囉~
開啟自動化文件套版流程的排程開關
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不需要寫程式,也可以自動將資料套用範本生成文件
透過以上幾個步驟的設定,不需要寫任何程式,就可以完成自動化文件套版流程的串接設定,之後也不用再手動一一複製貼上製作文件,只要輸入一筆或多筆 Google Sheet 資料,文件套版就交給 NoCode 自動化完成吧!