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【文件範本】透過 Google 試算表與 Google 文件自訂範本,自動帶入內容生成文件!
NoCode 工作術 #001 - 自動化文件範本流程 (Google Sheets x Google Docs)
為什麼要建立文件範本,自動套用內容生成文件呢?
本篇為 NoTime NoCode IG (@notime_nocode) - NoCode 工作術 #001《自動化文件套版流程》篇的詳細介紹文,如果還沒看過那篇貼文的讀者,歡迎前往我們 IG 查看、了解自動化文件套版的流程與情境唷~
我們在 IG (@notime_nocode) 每週更新 NoCode 工作術 ✨ 持續和大家分享 NoCode 自動化工具,以及如何善用它來解決繁瑣任務、成為省時達人!把時間和專注力還給自己
如何建立文件範本,自動套用內容生成文件?
在 NoTime NoCode Instagram NoCode 工作術 #001《自動化文件套版流程》篇提到,我們主要使用幾個工具來建立文件範本,並自動套用內容生成文件(自動化文件套版)
Google 試算表 (Google Sheets)
Google 文件 (Google Docs)
Make (自動化串接工具) :
什麼是 Make 自動化串接工具? 你可以把 Make 想像成數位工具界的「強力膠水」!它整合了 1,000+ 常見的雲端軟體應用程式 (e.g. Google Sheet, Slack, LINE, Gmail, Mailchimp, Hubspot ... 等),透過直覺且視覺化的拖拉模組,幫助你無需寫程式就能實現複雜且多元的自動化串接與資料流程處理功能~不論你是業務、行銷、人資、行政 ... 等專業工作者,即使不懂程式也可以輕鬆串接整合數位工具唷!
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建立文件範本,自動套用內容生成文件(自動化文件套版)步驟:
Step 1. 在 Google 文件 (Google Docs) 建立一個文件範本
Step 2. 在 Google 試算表 (Google Sheets) 建立欲帶入文件範本的資料參數
Step 3. 串接 Google 文件和 Google 試算表
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Step 1. 在 Google 文件 (Google Docs) 建立文件範本
我們要先在 Google 文件 (Google Docs) 製作一個文件範本 (e.g. 信件封面、公版合約書、證書、薪資通知、報價單 … 等)
特別留意:在需要帶入參數的地方,要記得使用 {{ }} 大括號包裝起來唷!
例如:{{ 姓名 }}、{{ Fist name }}、{{ 官網註冊人數 }}、{{ Address }},這樣才能讓自動化串接工具判斷你要帶入資訊的欄位是哪裡。
Step 2. 在 Google 試算表 (Google Sheets) 建立要帶入文件範本的資料欄位
完成第一步驟的 Google 文件範本後,你會有需要帶入參數的清單(姓名、地址…),例 Step 1. 提到的 {{ First Name }}、{{ Address }} … 等。
我們要把這些欲帶入參數的清單建立在 Google 試算表欄位,並可先匯入 / 新增幾筆資料測試。
*注意:我們建議新增 2 個方便自動化工具辨別與回傳成功狀態的欄位。以截圖紅框為例,欄位分別是 “Send Letter?” & “Status“,讓系統自動回傳文件建立狀態,方便後續追蹤(欄位名稱可以依據喜好自訂唷)
Step 3. 串接 Google 文件 (Google Docs) 和 Google 試算表 (Google Sheets)
最後一步,也是最關鍵的一步,我們會需要把 2 個數位工具整合在一起!這時候我們就用到本文一開始提到的 Make 自動化工具~
上方截圖為整合後的結果示意,我們一共會使用到 3 個模組節點
Google Sheets - Search Rows
目的:搜尋 Google 試算表內的參數資料
Google Docs - Create a Document from a Template
目的:搜尋建立好的 Google 文件範本
Google Sheets - Update a Row
目的:回傳「檔案建立狀態」至 Google 試算表
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讓我們接續分享如何建立模組節點~
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Step 3-1. 建立 Google Sheets - Search Rows 模組節點
如果是第一次操作 Make 的朋友,可以透過這篇 Make 官方教學了解如何建立第一個模組節點。
登入 Make 後台後
從左側欄點擊前往 Scenarios
進入下一頁的右上角會有按鈕「+ Create a new scenario」可以建立新的流程
進入新流程以後,可以參考下方 gif 動圖,點擊「+」並搜尋 Google Sheets 模組內的「Search Rows」這個選項就完成第一步的新增囉
新增完 Google 試算表(Google Sheets) 節點後,應該會需要做基本的 Google Sheets 帳號授權與綁定,這邊也有一篇官方的帳號授權與綁定教學可以參考
授權完成後,請依序搜尋你在 Step 2. 設定好的 Google 試算表 (Google Sheets) 及對應的資料表 Table 與欄位範圍 (正常來說資料都會自動呈現在下拉選單中)
*注意: 還記得我們在 Step 2. 新增 2 個用於辨識文件套版狀態的欄位嗎?以此範例為 Send Letter & Status,所以也會在模組節點下方 Filter 處設定篩選條件唷~
自動化文件套版,條件判斷說明:
Send Letter? 欄位值為 Yes(我們輸入): 我們在欄位輸入 Yes,告訴系統可將此筆資料套入範本,生成文件
Status 欄位值為 Does not exist(系統回傳): 系統回傳此筆資料是否已套用至範本生成文件(若完成文件,欄位值為 Done)。故我們需要將欄位值條件先設定為 Does not exist(不存在 / 沒有資料),讓系統知道我們某筆資料想要套入範本(Send Letter=Yes),且文件還未完成(Does not exist) 狀態下,再去執行套入範本的指令。
*若 Status 欄位值未設定為 Does not exist,則有可能文件已完成(欄位值為 Done),但系統看到 Send Letter 仍是 Yes 的狀態下,不斷生成文件。
小提示: 通常在設定完第一個 Google Sheets 模組節點後,我會點擊整個畫面左下角的 Run Once 進行測試,看看資料是否有抓成功唷。若有成功,Google Sheets 模組右上角會出現一個白色的數字泡泡,點擊後將可以看到你原本建立於 Google 試算表內的資料
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Step 3-2. Google Docs - Create a Document from a Template 模組節點
在設定好 3-1 的 Google 試算表模組節點後,我們就要把資料帶入 Google 文件範本啦!
滑鼠移動到 Google Sheet 模組節點上,右邊會出先一個 + Add another module,點擊後就會出現另外一個空白的模組節點可以讓你新增 Google Docs - Create a Document from a Template 模組節點
新增完 Google Docs - Create a Document from a Template 模組節點後,同樣需先進行 Google Docs 授權。
完成授權即可針對此模組節點進行設定:尋找原本建立文件範本的存放位置或文件 Document ID。
下方 Values 處將會自動出現那些你在 Google 文件範本內有設定 {{ }} 的參數欄位名稱 (e.g. {{ First name }}、{{ Address }}
點擊 Google Docs 模組節點其中一個欄位時,會跳出一個視窗讓你點擊帶入 Google Sheets 欄位參數 (e.g. First Name),選擇對應的資料後,Google Sheets 欄位資料就會自動對應至 Google Docs 參數 (如 First name 和 Address)
最後在 Google Docs 模組節點下方,設定新套版文件的標題以及要存放的位置就好囉~
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Step 3-3. Google Sheets - Update a Row 模組節點
最後一步,新增一個新的 Google Sheets - Update a Row 模組節點。
當前一個 Google Docs 文件節點完成作業後,把狀態回寫到 Google Sheets 的 Status 欄位 (以此例為 K 欄位),讓系統及我們知道哪些資料已經完成自動文件套版流程囉!
以此範例,當資料自動套版完成文件建立後,在 Google Sheets Status 欄位就會新增 “Done” 狀態文字
恭喜!自動化文件套版流程完成!
完成前面三個 Make 步驟設定後,就可以重新點擊 Run Once 試跑整個流程啦!
成功的話,你就可以看到設定的 Google Drive 資料夾中,出現新建立的套版文件!
最後確認 Make 流程沒問題後,就可以開啟下面 SCHEDULING 開關,設定排程處理自動化文件套版流程囉~
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不需要寫程式,也可以自動將資料套用範本生成文件
透過以上幾個步驟的設定,不需要寫任何程式,就可以完成自動化文件套版流程的串接設定,之後也不用再手動一一複製貼上製作文件,只要輸入一筆或多筆 Google Sheet 資料,文件套版就交給 NoCode 自動化完成吧!
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最後,如果操作過程中有任何問題,都可以透過 NoTime NoCode IG (@notime_nocode) 私訊我們,或來信 contact@notimenocode.com 聯繫詢問 :)
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