【NoCode 放大鏡】如何挑選適合的 No Code 自動化工具？打造專屬的自動化流程！

NoCode 放大鏡: 初學者必備！7 步驟協助你挑選適合的 No Code 自動化工具

NoTime NoCode｜簡化工作流程

May 11, 2024

想透過自動化流程取代重複繁瑣工作，但該「如何下手、應用」在自己工作生活呢？

想串接數位工具但不會寫程式，希望入門 No Code 工具，卻不知「如何挑選」適合的 No Code 工具？

身為初學者的我，該選擇哪一個 No Code 自動化工具？
挑選 No Code 自動化工具，有哪些衡量的方法嗎？
跟著我們透過 7 個步驟，幫助你評估適合的 No Code 自動化工具！

本篇內容是 NoTime NoCode 的 FB / IG 貼文「NoCode 放大鏡 - 如何挑選適合的 No Code 自動化工具？」詳細介紹說明文，如果還沒看過社群貼文的朋友，歡迎前往以下連結，看看我們製作的精美圖文唷！

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我們和 Co-Working Online（自由者共同工作平台）在 5/23 聯合舉辦一場線上講座，介紹什麼是 No Code 自動化工具，協助你思考與拆解自己的工作流程，進而判斷如何使用 No Code 工具到自己的工作流程中。歡迎對 No Code 工具有興趣的讀者一同參加！過去沒有相關經驗也不用擔心，本場講座會以貼近日常生活、工作的方式，帶你一起認識 No Code 工具～
  
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- 講座主題：從忙碌到自主｜利用 No Code 打造專屬於己的「高效工作流」
- 時間：5/23 (四) 20:00-22:00
- 地點：Co-Working Online （線上ZOOM Meeting）
- 費用：$700 /$350（Co-Working Online Members 半價）

7 步驟挑選適合的 No Code 工具

Step1-3. 專注在工作流程（找到解決工作流程問題的自動化工具）
Step4-7. 專注在工具成本及營運考量（評估自動化工具成本費用和擴充彈性）

Step1. 審視既有工作流程（列出既有工作流程步驟、痛點瓶頸）

首先，你需要列出既有工作流程步驟，以利判斷哪些步驟可以自動化完成，並列出目前流程中的痛點瓶頸，了解希望改善的地方。舉例來說：

工作情境：B2B 業務聯繫表單跟進
工作步驟
1. 收到一則表單回覆，業務助理將客戶資料輸入至 CRM 建檔
2. 依表單回覆（例：客戶規模），人工分派客戶資料，通知不同負責業務
痛點瓶頸
1. 信件往來眾多，不小心遺漏表單回覆錯失新商機
2. 業務繁忙，仍需抽時間手動建檔資料
3. 需先將表單回覆人工建檔，無法即時分派客戶資料給對應業務聯繫，導致商機熱度下降

Step2. 列出既有流程使用的數位工具

列出既有工作流程步驟後，我們再列出這些流程內「目前使用的數位工具」（如下粗體），以利後續判斷數位工具間的串接關係。舉例來說：

工作步驟
1. 收到一則 Google Form 表單回覆，業務助理將客戶資料輸入至 Pipedrive (CRM 工具) 建檔
2. 依 Google Form 表單回覆（例：客戶規模），人工分派客戶資料，透過 Slack 通知不同負責業務

小提醒：在挑選測試 No Code 自動化工具時，可以先至該工具官網，查詢是否有支援串連你目前正在使用的數位工具哦！

Step3. 針對痛點，規劃自動化流程

接下來就可以「練習許願」啦！因為你已經列出痛點及每個步驟會使用的數位工具了，你可以依據痛點，許願希望某步驟涉及的數位工具可以自動化完成串接！舉例來說：

痛點瓶頸
1. 信件往來眾多，不小心「遺漏表單回覆」錯失新商機
  →✨許願最終結果：希望掌握最新表單回覆
2. 業務繁忙，仍需抽時間「手動建檔」資料
  → ✨許願最終結果：希望不用手動建檔，客戶資料可自動建檔在 CRM 系統
3. 需先將表單回覆人工建檔，「無法即時分派」客戶資料給對應業務聯繫，導致商機熱度下降
  → ✨許願最終結果：希望各業務可以即時取得客戶資料
工作步驟
1. 收到一則 Google Form 表單回覆，「業務助理將客戶資料輸入」至 Pipedrive (CRM 工具) 建檔
  →✨許願自動化：不再手動輸入！一收到 Google Form 回覆，該回覆會自動建檔客戶資料在 Pipedrive（解決痛點 2)
2. 依 Google Form 表單回覆（例：客戶規模），「人工分派客戶資料，透過 Slack 通知」不同負責業務
  → ✨許願自動化：不再人工分派通知！一收到 Google Form 回覆，自動依據客戶規模，將客戶資料透過 Slack 發送通知給不同負責業務（解決痛點 1,3）

如上述，我們先思考目前流程有哪些痛點，例如「針對客戶回覆無法即時跟進」，因為中間還需要經過「人工建檔、分派業務、通知業務」等流程 ; 或「偶爾遺漏客戶回覆」，因為人工作業難免忽略。接著再看目前工作流程步驟裡哪部分易造成痛點，期望透過自動化解決，避免人工作業帶來的耗時和不準確。

[分享 3 款常見的 No Code 自動化工具]
我們過去有介紹過 Zapier、Make、n8n 等 3 款常用 No Code 自動化工具，包含新手友善、高 CP 值、高度彈性等不同比較指標，供你搭配參考！
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上述 Step1-3. 為針對工作流程，找到可以解決問題的 No Code 工具。
考量成本費用＆擴充彈性（跨部門或多流程都想自動化串接）等營運層面，
接下來 Step4-7. 會分享挑選 No Code 工具時，建議考量哪些營運面向～

Step4. 評估自動化流程執行數量＆頻率

考量用量成本，你需要評估自動化流程的執行數量和頻率，可以套用「每_(時間) 執行此流程 _ 次」的方式進行評估。舉例來說，

自動化流程串接 3 個數位工具（Google Form, Pipedrive, Slack)
Google Form 一收到表單回覆 → 自動將客戶資料建檔 Pipedrive (CRM 工具) → 自動將表單回覆依客戶規模分派給不同業務，並透過 Slack 自動寄發通知給業務
自動化流程運行數量和頻率（每日執行此流程 30 次）
根據過往經驗，每天大約有 30 筆客戶聯繫回覆，故此流程每天約跑 30 次，這些運行數量也會反映在用量成本。

Step5. 思考未來擴充彈性

除了流程用量，你也需要考量 No Code 工具未來擴充彈性：

若未來要新增流程步驟，是否容易擴充？
→ 可以在該自動化工具網站，查詢支援應用程式多寡（可以串接多少數位工具）
若未來要串連跨部門工作流程，是否容易銜接？
→ 查詢該自動化工具，是否也有支援跨部門協作所用到的軟體工具
若未來業務擴增，流程運行量大幅上升，成本是否可負荷？
→ 依據 Step4 用量，查詢及預估自動化工具運行費用

我們都不希望經歷系統轉換，耗費大量資源導入工具後，還僅能供單一部門使用。因此盡可能地選擇一個能夠跟著公司、團隊步伐一起成長的 No Code 自動化工具！

Step6. 對 No Code 工具功能期待（介面設計、功能彈性等）

每個 No Code 自動化工具使用者介面，以及可以支援的環境彈性都不一樣，因此將「使用者」列入評估考量也是很重要的一環！

導入 No Code 自動化工具，會由誰來操作設定？
使用者是有技術背景的？還是完全不懂程式的小白？
→ 有些 No Code 自動化工具雖然費用低又彈性，但需要有軟體程式基礎的人，才比較理解工具設計架構，否則對於小白而言，可能不僅門檻高、學習時間長，無法好好發揮工具效果
希望設定時不要太麻煩（例 3-5 步內完成設定），還是可支援繁複的流程設計？
→ 有些 No Code 自動化工具雖然簡單好上手，但若要支援繁瑣流程設計，在操作介面使用上可能較麻煩
是否可使用公有雲環境？還是希望部署在自有環境？
→ 有些公司資安規範，相關數位工具需要部署在自有環境上才能使用

Step7. 測試 No Code 自動化工具

評估完自身需求後，就可以開始測試 No Code 自動化工具拉！
幾個重點：

免費註冊 No Code 自動化工具
→ 大部分 No Code 自動化工具皆有免付費的方案，你可以直接註冊體驗看看
嘗試建立你期待的工作流程
→ 記得確認你選擇的 No Code 自動化工具，有支援串接你正在使用的數位工具
觀察使用者介面、操作流程是否符合期待
→ 記得將未來使用者特性和擴充彈性（新增流程或跨部門協作）納入評估
釐清該工具的（用量）計價方式
→ 記得將未來可能擴充的成本用量納入評估

統整：簡單 7 步驟，挑選合適 No Code 工具

希望以上分享 7 步驟，能有效幫助大家挑選適合自己的 No Code 自動化工具！讓你即使身為自動化小白，也不用擔心沒有頭緒，可以有幾個重點衡量方法作為評估依據。

Step1. 審視既有工作流程（列出既有工作流程步驟、痛點瓶頸）
Step2. 列出既有流程使用的數位工具
Step3. 針對痛點，規劃自動化流程
Step4. 評估自動化流程執行數量＆頻率
Step5. 思考未來擴充彈性
Step6. 對 No Code 工具功能期待（介面設計、功能彈性等）
Step7. 測試 No Code 自動化工具

在了解挑選 No Code 自動化工具的衡量方法後，想知道市面上有哪些常見的 No Code 自動化工具可供挑選嗎？

3 款常用的 No Code 自動化工具，推薦給你！

我們過去有介紹過 Zapier、Make、n8n 等 🔗3 款常用的 No Code 自動化工具，包含新手友善、高 CP 值、高度彈性等不同比較指標。例如我們認為 Make 相對適合新手使用，除了容易擴充，成本也較容易掌握 ; 而 n8n 較適合有技術背景、想建置在自有環境、或串接需求情境較複雜的使用者。

你可以閱讀 🔗3 款常用的 No Code 自動化工具文章，搭配本文分享的 7 個步驟，評估哪個 No Code 自動化工具比較適合你！

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