不論是任何職能、領域的工作者,在快節奏的專案執行過程中,時間總是極為寶貴的資源。若要追求專案的高效進度和準時上線,不僅要善用各種工具來有效地管理任務細節,同時也要找到方法來節省寶貴的人力作業時間。然而在尋找資料、建立專案事項、資訊同步等等工作上,卻往往需要耗費大量的時間和精力 …
不論你是熱衷於使用 Notion 的愛好者,還是對專案管理充滿興趣的人,這次以專案管理為情境主題,分享如何透過 Notion 與 6 種不同類型 App 的整合,協助你更輕鬆地掌握專案管理的複雜性,進而更好地應對專案管理所帶來的各種挑戰,打造高效率工作流程!
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Notion 與 6 種 App 整合應用
01 - Notion 整合 Slack 雙向同步,掌握最新專案進度
假設你是一位的專案經理,你們公司使用 Notion 作為專案管理工具、Slack 來進行團隊溝通。在專案執行過程中,你經常需要即時掌握專案的進度,同時確保團隊成員之間的協作和訊息溝通無間斷。
在這樣的情境下,Notion 與 Slack 的雙向串接功能變得非常實用。當有任何專案的狀態變更,例如某個任務完成或是新增了一個里程碑,Notion 可以自動觸發一條通知訊息,即時地傳送到你們的 Slack 頻道。這讓整個團隊都能立即知道進展情況,無需主動查詢或等待會議。
同時,如果在 Slack 中有新的任務分配或重要討論,你可以在該訊息上一鍵操作,自動在 Notion 建立相關的任務卡片,並將其歸納到對應的專案規劃中。這樣,你不僅能迅速將資訊轉換為具體行動,也能確保相關訊息的有效整理和紀錄。
這樣的實際使用情境中,Notion 與 Slack 的整合為你節省了大量的操作時間,同時保證了團隊的即時溝通和專案進度的透明度。不論你是在辦公室、遠端工作,或是跨時區協作,這個整合功能都能夠確保所有人都能夠即時了解專案的狀態,並迅速作出反應。
02 - Notion 整合 Google Form,運用表單輕鬆蒐集並快速彙整回饋
雖然 Notion 與 Google Forms 尚未直接整合,但透過自動化工具 Make 或 Zapier,每當有用戶在 Google Form 中提交一則回覆 (e.g. 一個新的功能許願),自動化工具將自動針對表單回覆的內容,根據預先設定的資料庫格式,在 Notion 中自動創建一個相關的任務卡片 (issue)。
這樣的自動化流程能夠極大地節省時間和精力。不再需要手動複製貼上、調整格式,亦不需要手動開立工單。而是通過自動化工具的協助,將用戶提供的意見直接轉化為專案管理中的具體行動。這不僅能確保需求的即時紀錄,也更方便地統整用戶需求,幫助團隊優化從想法轉化為實際結果的流程。
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03 - Notion 整合 Jira,快速同步專案任務
想像一下專案團隊通常會使用 Jira 來追蹤各種任務、問題和專案進度。同時,團隊也在 Notion 中建立了一個資料庫,用於整理專案相關資訊和文件。
當你或團隊在 Jira 上更新任務的進度或資訊,這些變更會自動同步至你的 Notion 資料庫中,讓團隊成員在查詢、瀏覽相關資訊文件時,也能夠輕鬆地瀏覽和了解專案的進度,減少資訊落差。這種無縫整合不僅節省了手動同步的時間,也確保了資訊的一致性,讓團隊在執行專案時,能夠更好地規劃和分配任務,提升團隊的溝通效率。
04 - Notion 整合 Zoom,在 Notion 同時進行線上會議與記錄
如果你也是使用 Zoom 來進行線上會議,這個功能對你來說應該會非常方便!想像一下,每次會議時,你需要在 Notion 中查看議程和相關資訊,同時打開 Zoom 來進行視訊通話,並同時維護會議紀錄。這樣來回切換不僅耗時,還容易使你分心和手忙腳亂。
當 Notion 整合 Zoom 後,你可以在 Notion 資料頁面中直接開啟並加入 Zoom 會議。這意味能在同一個界面上,同時進行會議通話和記錄會議內容。你無需在不同視窗間來回切換,這能幫助你更專注地參與會議,同時確保會議討論和決策得到完整記錄。
05 - Notion 整合 Google Drive,輕鬆檢視雲端檔案內容
這個情境可能比較常見,工作中經常面對龐大的文件和資訊量,需要快速查找特定內容。團隊除了使用 Notion 作為主要的專案管理和協作工具,也同時在 Google Drive 中存了大量的檔案。
以前,若要查詢、了解過去的專案資料、進展,經常需要跨平台於 Notion、Google Drive 搜尋、打開一個個檔案,進而花費大量時間來尋找特定的內容…
現在有了 Notion 的整合,你可以將 Google Drive 中的檔案連結直接貼至 Notion 頁面,並選擇預覽模式嵌入顯示。讓你無需開啟 Google Drive 檔案,就能在 Notion 專案頁面中同步預覽並檢視檔案內容。這對於追蹤專案的歷史記錄、尋找資訊都非常有幫助!
06 - Notion 整合 Google Calendar,自動化雙向同步 Notion 和 Google 日曆行程
如果你喜歡使用 Notion 來組織和追蹤任務,想像一下,你擬定了一個專案的重要截止日期,並在 Notion 中的專案項目卡片上設定了 due date。然而,為了更全面地掌握專案及你自己的工作行程,你想要將這些專案任務自動同步到你的 Google 日曆中。
現在,你能夠透過自動化工具 - Make 設定 Notion 與 Google 日曆的雙向同步,讓你的專案任務自動出現在你的日曆中。再也不需要手動將每個專案的 due date 複製到日曆,一切都會自動處理。方便你更輕鬆地管理工作和個人時間,同時確保不會錯過任何專案的重要截止日期!
關於這個情境,我們之前也有分享過雙向同步的工作術,歡迎回顧 NoTime NoCode 工作術 #002 🔗如何自動化「雙向」同步 Notion 與 Google Calendar 日曆?
總結
你最喜歡 Notion 與哪種 App 的整合應用情境呢?或是你已經有運用 Notion 整合或自動化工具來實現哪些應用了呢?
不論是任何職能、領域的工作者,專案管理都是工作中很重要的能力,而你可能面對著協作、資訊管理和時間規劃等挑戰,如何有效地整合工具和資源將會是幫助自己更容易勝任的關鍵。
而透過 Notion 的整合功能將成為你工作中的得力助手,無論是與 Slack、Google Forms、Jira、Zoom 和 Google 日曆的無縫串接,都能更輕鬆地掌握專案管理的複雜性、高效地協作、追蹤任務、進行會議,甚至更好地應對專案管理所帶來的各種挑戰。
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