【NoCode 職場特輯】報價單永遠做不完？用 AI 自動化，從加班變準時下班

NoCode 職場特輯 #007 - 業務篇 - 自動生成、精準報價！讓報價單製作從 2 小時縮至 5 分鐘！

Nov 30, 2025

想像一下，某天的下午三點，你正準備去泡一杯咖啡，信箱突然跳出一封信：

「不好意思，可以幫我把昨天那份報價再調整一下嗎？數量改成 120 件，運費也麻煩重新估算，謝謝！」

通常都會先嘆一口氣，把咖啡放一邊 —— 耐心地處理接下來要做的事：

打開價格試算表
重新查表、改數量
重算折扣、稅金、運費
把金額更新到報價範本
複製、調整格式、輸出 PDF
再傳到 Slack 通訊軟體中給主管審核

或許對你來說，報價已經變成一種「每天都要面對、又很難一次做好的例行任務」。不曉得你是否也有類似的感覺？

為了幫助你應對這樣的挑戰，這篇將聚焦業務報價，帶你找出可自動化的關鍵環節，讓每份報價不再佔據你許多寶貴的時間！

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業務的報價日常：忙，但不一定有效率

通常製作給客戶的報價中，大多會經過這 6 個步驟：

整理需求與商品規格
查詢價格與成本
試算折扣、稅金、運費、總金額
製作／調整報價單格式
內部覆核確認
寄出報價給客戶

以過往跟其他業界朋友的交流中，要完成一份報價差不多至少需要 2 小時，而時間大多花在：

查詢價格成本（約 25%）
試算金額與各項費用（約 20%）
寫報價單、調整格式（約 15 / 20%）
內部覆核、寄出報價（其餘時間）

如果一週有 3~5 份報價單要出，光是製作的時間就要投入好幾個小時 … 換句話說，每週至少可能有「一天以上的工時」是花在：

查資料、算數字、改格式。

而真正能展現業務價值的工作，像是提案策略、關係經營、談判與跟進的優先順序，難免都會被受影響而往後排 …

真正拖垮效率的瓶頸：查詢計算＋格式調整

從時間分配來看，通常報價流程裡有兩個關鍵瓶頸：

查找價格、折扣與試算
- 到處翻 Google Sheets、歷史試算表
- 每次折扣條件稍微不同，都要重新算過
製作與修改報價單格式
- 改客戶名稱、地址、品項
- 調整欄位、對齊、版面
- 一有變動就得重新輸出 PDF

這些工作有幾個共通點：

每次都差不多
標準化程度很高
卻很耗時間、也容易出錯

也就是說，它們非常適合交給自動化來處理。

如果把這些流程自動化，工作會變成什麼樣子？

我們做了一個「理想工作日常」的設定，來跟現在的狀況做對比。

目前可能的時間分配

查詢計算、格式調整：每週 約 8.75 小時
策略溝通、客戶關係經營：每週 約 8 小時

透過自動化後的目標

查詢計算、格式調整：縮短到 每週約 0.75 小時（只做檢查）
策略溝通、客戶關係經營：拉高到 每週約 16 小時

也就是說，在這個範例中：

大約可以釋出 480 分鐘（約 8 小時）的重複作業時間
同樣一週工時下，業務可以有 2倍的時間做深度工作

雖然實際數字會依不同公司、產業而異，但方向很清楚：

每少做 1 小時的報價瑣事，就多出 1 小時可以專心做成交與客戶經營。

No Code 自動化的關鍵：不是換工具，而是換「做事方法」

很多人在想到自動化時，直覺會問：

「我要用哪一套工具？Zapier？Make？n8n？」

但在我們實際的輔導經驗裡，真正決定成效的，往往不是那些 No Code 自動化工具，而是：

你有沒有先把自己的流程拆清楚？

以下是一個我們常用的 6 個流程優化步驟。你可以直接拿來檢視自己的報價流程：

Step1｜列舉現有「工作」流程：先把現在做法條列清楚

以「自動化生成報價單」為目標，可以先把自己每天在做的事情逐一寫出來：

收到客戶詢單，整理產品規格
查詢定價表、確認產品價格
根據客戶等級與條件計算折扣、稅金、運費與總金額
把金額填入報價範本、調整格式
寄給主管審核或直接寄給客戶

這一步看似簡單，但往往是盲點最多的地方。很多人以為「自己很清楚流程」，直到真的寫下來才發現，中間有很多遺漏的小步驟 …

Step2｜盤點流程中的「數位工具」

接著，我們檢視每個步驟用到哪些數位工具 (通常使用雲端數位工具會更容易能進行工作流程的自動化)。以過往經驗為例：

Google Sheets：定價總表、成本與折扣計算
Google Docs：報價單範本
Airtable / CRM：紀錄客戶與詢問單
Gmail 或 Outlook：寄報價信
Slack：內部溝通、審核提醒

以上這些，其實都是很適合在 AI x No Code 自動化流程中串接的數位工具。或許你已經在用使用它們，只是還沒有把它們串連起來變成一條線 (自動化工作流程)

Step3｜找出「自動化」機會：先從「非人為決策」開始

在這一步，我們從整體流程中，回頭檢查哪些是適合自動化的：

收到詢問單、整理產品規格 ……（△ - 有機會，但因產品複雜度而異，可能沒那麼容易）
查詢定價表找產品價格 ……（◎）
根據客戶等級計算折扣、稅金、運費、總金額 ……（◎）
製作報價單文件 ……（◎）
寄給主管審核或客戶 ……（◎）

簡單來說：只要不是需要人腦判斷「這樣談合不合理」的部分，大多都有機會自動化。

這裡也可以先不用糾結技術細節，只要先用 ◎ / X 或 △ 標記出來，後面再跟工具一一對應就好。

Step4｜確認執行目標：自動化後，要長成什麼樣子？

上一步找出機會點後，我們再把「期望成果」說清楚。以前面的案例來說，我們設定的執行目標是：

當系統 / 業務新增詢問單到 Airtable (or CRM) 後，系統要自動接續完成以下三步驟

查定價、計算折扣與所有費用
將計算好的結果填入 Google Docs 報價格式、產出 PDF
通知內部審核，一鍵寄出給客戶（或至少先產生好 Gmail 草稿）

目標清楚，後續才知道要怎麼設計觸發條件與流程！

Step5｜定義「執行」時間：什麼時候要自動做？

在 No Code 自動化的設計裡，「什麼時候要跑」非常關鍵。若以前面的案例來看，我們大概會這樣設計：

當系統 / 業務在 Airtable 新增一筆詢問單回覆時
→ 觸發 AI / 試算表自動查價與計算折扣
當計算完成時
→ 自動將數值填入 Google Docs 報價範本，產出 PDF
當報價 PDF 生成時
→ 自動透過 Slack 通知主管審閱
當主管點選「批准」按鈕時
→ 自動幫業務產生一封 Gmail 草稿，附上報價單，收件人是客戶

這樣條列設定的好處是，每個步驟都有明確的觸發點與終點，到時候比較不容易出現「自動到一半又卡住」的狀況。

Step6｜串接工作流程：讓工具之間開始對話

最後一步，就是把這些工具串連起來。流程通常會是如下這樣：

Airtable / CRM：新增詢問單紀錄
AI / Google Sheets：透過 AI (e.g. ChatGPT)，從 Google Sheets / 資料庫中，依據品項、數量、客戶等級自動計算項目金額
Google Docs：將上述數字及項目套用至報價範本、填入金額與客戶資訊。並自動匯出成報價檔案
Slack：發送審核通知給主管
Gmail：主管批准後，自動產生寄給客戶的信件草稿，方便後續寄出

而在選擇上，無論是哪一款 No Code 自動化工具 (e.g. Make、Zapier、n8n)，都可以實作上述自動化流程！之後也可以再視情況慢慢補上更進階的條件與例外處理。