【NoCode 職場特輯】每天被信件、資料追著跑？用自動化打造你的隱形業助！
NoCode 職場特輯 #003 - 業務篇
對業務來說，最重要的任務就是 — 成交！
因此將心力投入在研究客戶背景、理解需求、思考解決方案與溝通策略，是最關鍵、最有價值的時間資源運用。然而現實中，時間卻經常被無止盡的信件往返、內部協作與資料同步佔用，讓真正需要深思熟慮、制定策略的黃金時間被零碎任務耗盡。
如果有一個「隱形業助」，能自動接手這些重複而關鍵的同步工作，就能從繁瑣日常中解放自己，專注在真正重要的事情上！
為了幫助業務人應對這些挑戰，NoTime NoCode 推出了「NoCode 職場特輯」！
而這一篇聚焦 業務工作流程優化，帶你找出可自動化的關鍵環節。透過 No Code 自動化工具，你可以輕鬆打造 自動化的業務工作流程，打造更高效的業務日常！
本篇內容是 NoTime NoCode 的 FB / IG 貼文 NoCode 職場特輯 -《「每天被信件、資料追著跑？用自動化打造你的隱形業助！》詳細介紹說明文，歡迎追蹤我們的 FB / IG，掌握最新 No Code 分享內容！如果還沒看過貼文的朋友，歡迎透過以下連結前往社群，看看我們製作的精美圖文唷～
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拆解業務日常，優化業務工作流的第一步
對多數業務來說，每天時間總在客戶開發、信件溝通、內部協作中快速流逝。表面上看似忙碌而充實，實際上，真正能用來深入思考客戶需求、制定策略的時間，卻被零碎的溝通與資料同步任務不斷侵蝕。
其中，「信件內容同步」無疑是最被低估的效率黑洞。每天花上兩小時整理、備份、同步資訊給團隊，一週下來就是 10 個小時。這些必要但繁瑣的例行作業，不僅拉低了工作節奏，更讓業務難以將心力集中在高價值的銷售策略與提案。
透過 No Code 自動化工具，自動處理重複性任務，業務就能釋放出寶貴的專注時間，重新分配到真正推動業績成長的工作，不只提升工作效率，更能大幅拉高每一次與客戶接觸的價值。自動化重複繁瑣工作，正是打造高效業務工作流的第一步！
接下來，我們將以「信件內容同步」為例，實際拆解這個常見任務，分享如何透過 No Code 工具，將繁瑣作業流程自動化。
拆解「信件內容同步」流程，實現自動化！
過去我們有寫過一篇『如何挑選適合的 No Code 自動化工具？打造專屬的自動化流程！』的文章，但要有效解決例行工作流程中耗時、重複性高的工作，僅僅依靠工具是不夠的，還需要一些方法來引導流程優化。畢竟 No Code 自動化工具導入不只是技術應用，而是工作習慣與流程重塑。以下是一個 NoTime NoCode 常用的六步驟的流程優化方法，幫助你從痛點出發，全面梳理流程，找出可以自動化的切入點，實現從繁瑣到高效的轉變！
Step 1. 列舉現有工作流程：全面還原每個環節
第一步是清楚了解現有流程，具體拆解為每個步驟。例如，為了完成 「信件內容同步」，會歷經以下工作流程：
至收件夾判斷何者為需同步、討論的信件
將信件內容複製、貼上至 Notion 建檔客戶專案資料
將信件夾檔下載、上傳至 Google 雲端建檔
貼至 Slack 同步給團隊人員
摘要說明下一步行動
內部討論評估，將結果以信件回覆客戶
我們建議先將每個步驟依行動細部拆解，以利後續判斷哪個動作可以進行自動化。
Step 2. 盤點流程中使用到的 「數位工具」
接下來，對現有使用的數位工具進行盤點，列出每個動作會使用到的數位工具，釐清這些工具的功能與角色，有助後續找到能有效自動化的方案。
Step 3. 找出 「自動化」 機會
仔細檢視 Step 1. 工作流程中的每一環，思考哪些步驟可以藉助自動化完成，通常是 「非」 人為決策的數位流程。例如：
至收件夾判斷何者為需同步、討論的信件…………………… (X)
將信件內容複製、貼上至 Notion 建檔客戶專案資料 ..… (O)
將信件夾檔下載、上傳至 Google 雲端建檔 ……..…..……. (O)
貼至 Slack 同步給團隊人員 …………..…….…………..………… (O)
摘要說明下一步行動 …………..…….…………..…………………… (X)
內部討論評估，將結果以信件回覆客戶……………………….. (X)
ps: 身為初學者，可能不一定有辦法馬上判斷該流程「自動化」的可行性，但沒關係！盡量練習許願將越多「人工作業」交給自動化越好哦！
Step 4. 設定執行目標：確保自動化結果符合需求
定義清晰的自動化目標，讓工具為你執行重複性的任務。例如：
將信件設定 「需同步」 標籤後，自動：
複製備份內文至 Notion
上傳附件至 Google 雲端
寄發 Slack 訊息提供上述連結
確保自動化流程目標對應你的任務需求，避免延伸太多不必要的作業流程。
Step 5. 定義執行時間：固定自動化執行的頻率
在 No Code 自動化工具 的使用中，設定具體的執行時間是至關重要的一步。只有明確定義好流程的運行頻率與時間點，才能確保自動化系統按照計畫順利執行，真正幫助你減輕負擔並提高效率。例如：
當信件套用指定標籤（例：需同步）自動觸發「備份信件內容至 Notion + 備份信件附件至 Google 雲端」
當備份作業完成，自動寄發通知至 Slack 群組
Step 6. 串接工作流程：讓工具無縫運作
最後一步是將所有數位工具串接成完整的工作流程。例如：利用 Zapier、Make 或 n8n 這類 No Code 自動化工具，自動從 Gmail 中提取信件內容，備份內容至 Notion 和附件至 Google Drive，並 Slack 通知內部團隊成員，讓自動化取代所有重複工作！
實際操作流程如下：
(1) 在 Gmail 選定欲備份同步的信件，手動新增指定信件標籤
(2) 自動將信件內容新增至 Notion 專案資料頁面
(3) 自動將信件附檔上傳至 Google 雲端資料夾
(4) 自動寄發 Slack 訊息（包含上述通知團隊）
而實際自動化串接流程，可以參考以下兩篇教學：
用 No Code 打造隱形業助，自由掌握高產值時間
透過上述六步驟方法與 🔗No Code 自動化工具 的應用，讓例行性重複作業不再佔據大半天，每個業務人都能把時間真正花在高產值的地方。想像一下，當別人還在翻找信件、手動同步資料時，你已經完成了提案初稿，甚至多抽出時間與重要客戶一對一溝通，深化合作關係，搶得先機！
這就是 No Code 自動化 價值 — 自動化換來的不只是時間，更是掌握節奏、領先一步的主動權！透過 No Code 自動化，把信件內容整理、備份、同步這些瑣事交給系統處理，節省 33% 的作業時間，將寶貴的專注力投入在銷售策略與提案上，讓每一份努力都能放大成為實質成果。
從今天開始，善用自動化工具，讓每一個小小的流程優化，成為累積大成就的助力！ 🚀
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