平時有許多蒐集名單的需要,包含拓展商機、人才招募、活動報名等,蒐集名單後又會依據不同情境寄發通知信件,從複製名單資訊到撰寫信件,一來一回中不僅耗費時間在重複性工作上,人工作業也可能不小心打錯或遺漏某些資訊…
今天想跟大家分享如何透過 NoCode 工具 - Airtable (資料庫管理工具),建立名單管理系統,包含統整 Email 名單及寄發客製化信件,讓你輕鬆管理名單,一鍵寄發通知信!
本篇是 NoTime NoCode 的 FB / IG 貼文 NoCode 工作術 #006 的詳細介紹說明文,如果還沒看過貼文的朋友,歡迎透過以下連結前往社群,看看我們製作的精美圖文唷!
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為什麼要打造名單管理系統?
過去若要針對一批 Email 名單,依不同狀態(例剛投完履歷、邀請面試或已完成面試)寄發客製化信件,常常在 Excel / Google Sheets 和 Email 系統間切換作業 ; 或在電子報系統重複匯入、篩選、寄出信件內容 ⋯ 等,無論哪種方式都超級花時間!
現在,你可以在 Airtable 建立不同情境的信件範本,管理不同類型的名單狀態,並即時或排程自動寄出特定信件,一連串行為都可以直接在 Airtable 後台完成!不僅名單資料不會四散各處,也不用開好幾個視窗查詢,寄發信件時也不怕打錯收件者資料,提升準確率和節省時間。
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什麼是 Airtable 資料庫管理工具?
你可以把 Airtable 想像成強化版的 Excel 或 Google Sheets!
它是一個彈性、易用的資料庫和專案管理平台,提供用戶內容管理、表單、任務管理、圖表、自動化流程等功能, 協助你在資料的前、中、後都能最大化工作效率!
如果讀者還沒有使用過的話,歡迎透過 NoTime NoCode 🔗Airtable 專屬連結 註冊玩玩看唷~
名單管理系統應用情境
以下分享我們過去協助客戶或內部的常見情境:
審核制活動報名
在一些活動報名的情境中,透過網站、表單、LINE 收到的名單資料,總是會先整理到 Excel / Google Sheets 等資料表,再依據不同報名場次或報名者狀態等,逐一或批次將名單手動複製貼至 Email 寄發通知信嗎?
2. 履歷審核邀約面試
每到新人招募時節,應徵者透過人力銀行、人資系統、Email 寄信投遞履歷,就算資料經過整理後,還要跨部門在雲端資料夾或 Excel / Google Sheets 試算表篩選人選,設定審核狀態後,再逐一寄出面試邀請信件通知候選人嗎?
3. 客戶諮詢聯繫表單
最後一個也蠻常見的情境,潛在客戶經由廣告、官網、LINE … 等渠道,填寫客戶諮詢或聯繫表單,過去總是要在閱讀一則則回覆內容後,逐步草擬信件寄出,在諮詢表單、CRM 及 Email 系統中不停切換,耗費時間進行重複性繁瑣工作。
現在不用這麼麻煩,NoTime NoCode 跟你分享更有效率的解決方案!
透過 Airtable 內建的表單工具與資料表,除了可以幫你統一收集、管理不同狀態的名單及信件範本外,還能直接串接第三方的 Email 服務 (Gmail、Outlook),讓你針對不同條件的名單,一鍵即時或排程自動寄發個人化信件通知!
更棒的是,你還可以將外部名單手動或自動匯入 Airtable 資料庫中!故即使名單不是透過 Airtable 蒐集,也可以匯入 Airtable 資料庫,利用原本就已經建立好的信件範本及自動化流程,提高個人化信件寄發效率、方便統一管理各種名單資料~
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實作簡介說明
要建立名單管理系統及自動寄發客製化信件,只需要在 Airtable 進行簡單的三個步驟設定,就可以完成!
Step 1. 建立信件範本庫
在 Airtable 中,建立一個存放常用信件範本內容的資料表,包含範本名稱、信件標題、信件內文 … 等,也可以在內文中預留例如 {{name}} or {{date}} 等個人化參數,方便後續帶入名單的個人化資訊,寄發客製化信件通知!
Step 2. 建立名單管理資料表
另外建立一個獨立的名單管理資料表,包含收件者姓名、信箱等所需資訊 (依據讀者情境而異),並設置 1.) 關聯信件範本庫、2.) (觸發) 信件寄發狀態欄位。這些資料都將被用於 Step 3 的自動化流程中!
Step 3. 設定自動化流程
透過 Airtable 內建的自動化流程建立工具 (Automations),設定讓系統依據名單資料表中特定欄位的狀態變更時,自動寄出對應並帶入參數的個人化通知信內容。包含以下自動化邏輯:
1.) 當名單資料狀態更新時,觸發以下自動化流程
2.) 當上述資料的特定欄位狀態等於指定狀態 (e.g. Ready To Send) 時,透過 Gmail 自動寄信
3.) 綁定 Gmail 帳號 (也可以依讀者需求改為 Outlook),設定寄發的信件內容資訊
4.) 完成寄信時,同步更新名單資料狀態,以利於資料表後台辨別哪些名單已完成信件通知
上述步驟設定好後,就成功為自己建立一個名單管理系統,並支援寄發個人化信件囉!協助你節省在 Excel 跟 Email 系統跨視窗切換作業,有效管理名單,還能關聯常用信件範本庫,一鍵寄發個人化專屬信件,大幅提升寄信效率!
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延伸應用
1. 名單審核查詢系統
還記得我們上一篇介紹的 Softr 網站建置工具嗎?
還沒看過的讀者可以參考該篇的連結:🔗 透過 NoCode 網站建置工具 Softr,即使不懂設計、不懂程式也可以 10 分鐘建立一個快速實現想法的網站
因為 Softr 本身就是以 Airtable 資料庫作為呈現網站上資料的來源,所以當我們已經將名單資料匯入製作好的名單與信件管理後台後,可以將 Airtable 資料庫與 Softr 串接起來,建立一個對外公開 / 對內的名單查詢系統,方便活動報名者、 潛在招募人選自行查詢審核狀態與資料。
2. 自動化旅程通知信件應用
除了手動審核第一批名單寄發通知信後,還希望可以依據該名單的不同狀態、互動時間 (e.g. 3 天後、30 天後 … 等) 來通知特定訊息給不同對象嗎?
在行銷溝通領域的應用上,有一個叫「自動化旅程」的概念,系統能依據事先設定的通知邏輯,依據名單的不同狀態、互動時間、條件 … 等,自動觸發、寄出符合該狀態的信件通知,解放原本行銷同仁需人工判斷名單狀態、手動寄出信件的時間!
舉個例子,今天有潛在顧客填寫表單報名了一場活動,在人員於後台審核報名成功後,系統除了會寄出一個報名成功的通知信外,也可以設定系統在活動前三天、當天,自動寄出一個活動通知提醒信給顧客,省下人員還需要一個個提醒活動報名者參加活動的通知
以此類推,我們也可以設定一系列的自動旅程電子報給加入我們服務的會員,第一天寄發歡迎信件、第三天寄成功案例信件以利參考、第七天寄發教學信件 … 等,讓會員覺得備受重視,進而提高相關的轉換率 … 等
只要依據 Airtable 內各自資料不同的狀態標籤,就可以設定系統自動寄發不同旅程階段的通知信件,方便自己在多階段的通知、互動流程中,解放時間,專注在更重要的事情上!
結論
透過 NoCode 工具 Airtable 建立名單管理系統,統整名單資料並支援自動寄發客製化信件,幫助你節省在跨系統視窗切換作業時間,有效管理名單,節省耗費在重複性繁瑣工作的時間,並有效提高正確率!
加上延伸分享的情境應用,還可以幫助公司內部或外部客戶消費者,更方便查詢資料、獲得更流暢的顧客體驗旅程!
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