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這次 NoCode 工作術,想跟大家分享如何透過 NoCode 工具 Airtable (資料庫管理工具) & Make (自動化工具) 結合 ChatGPT,打造 AI 客服管理後台,大幅縮短客戶回應時間!
本篇是 NoTime NoCode 的 FB / IG 貼文 NoCode 工作術 #007 的詳細介紹說明文,如果還沒看過貼文的朋友,歡迎透過以下連結前往社群,看看我們製作的精美圖文唷!
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為什麼需要 AI 客服管理工具?
過往客服處理流程可能耗時又費力,先透過表單蒐集顧客問題,再以信件回覆。雖然平時可以針對類似問題建立客服範本,但仍須花費時間閱讀、分類顧客問題,並篩選使用的範本。而因範本無法適用所有情境,故仍須花費時間個別草擬回覆內容。
若有人能先針對顧客回饋,預先草擬回覆,你負責審核微調內容是否就輕鬆許多呢?
我們今天想和你分享:針對顧客問題,透過 ChatGPT 「自動生成建議回覆」。並讓你在 Airtable 後台「審核微調」回覆內容,確保回覆沒問題後,就可以「一鍵自動送出」回應給顧客,讓你輕鬆建立 AI 客服管理工具!不再需要手動於表單、ChatGPT 與 Email 多個視窗之間來回切換,大幅縮短了處理顧客問題的時間。
想立即打造 AI 客服管理工具?
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AI 客服管理工具,相關應用情境
以下分享我們過去協助客戶及內部的常見情境。如果你有其他情境想法,也歡迎透過此 🔗表單連結 分享給我們唷~
1. 客戶「諮詢」聯繫
過去面對大量的客戶洽詢,總是閱讀一則諮詢內容、草擬一封信件, 在表單及 Gmail 或 Outlook 跨視窗間回覆客戶嗎?
2. 客戶「評論」回應
公司很重視顧客體驗,要求每一則客戶評論都要個人化回應、致謝,也因此無法使用罐頭訊息複製貼上,只好花上大把時間逐一回覆顧客...?
3. 客服「問題」處理
最後一個也蠻常見的情境,若未導入客服管理平台,就需要逐一檢視客戶填表留下的問題工單,再回到 Email 視窗草擬信件回覆,每天都在下班時間與源源不絕的待回應工單之間賽跑⋯?
現在都不用再這麼麻煩了,NoCode 工作術跟你分享更有效率的解決方案!
除了可以透過 Airtable 與 Make 幫助你針對眾多客戶洽詢,自動生成 AI 回覆並一鍵發信,更棒的是還能將所有流程「全部整合在單一平台」介面實現,無需手動在表單、ChatGPT 與 Email 多個視窗之間來回切換。透過導入 ChatGPT AI 回覆建議,讓我們不再從 0 開始回覆客服訊息,大幅縮短客戶回應時間!
針對如何透過 Airtable x Make x ChatGPT 建立客服管理工具 ,
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延伸應用
建立 ChatGPT AI 指令資料庫
我們可以「事先將產品服務資料,建立成 ChatGPT AI 指令資料庫」,讓 AI 可依據不同客服場景、對應回覆更專業的內容訓練 ChatGPT 辨識客戶情緒
我們可以訓練 ChatGPT AI 「辨識客戶回覆的正負向情緒」類別,讓我們能快速掌握客戶事件並及時應對!
三步驟,輕鬆打造 AI 客服管理工具
在此使用情境裡,我們會使用「資料庫管理工具 Airtable」 和 「No Code 自動化工具 🔗
Make」 來完成數位工具串接!
(P.S. Airtable 與 Make 免費版就很佛心可以實作下述所有功能,歡迎透過下方專屬註冊連結玩玩看~)
🔹 什麼是 Airtable 資料庫管理工具?
🔗Airtable 專屬註冊連結
你可以把 Airtable 想像成強化版的 Excel 或 Google Sheets!它是一個彈性、易用的資料庫和專案管理平台,提供用戶內容管理、表單、任務管理、圖表、自動化流程等功能, 協助你在資料的前、中、後都能最大化工作效率!
如果讀者還沒有使用過的話,歡迎透過 NoTime NoCode 的此 🔗Airtable 專屬連結 註冊玩玩看唷~
🔶 什麼是 Make 自動化串接工具?
你可以把 Make 想像成數位工具界的「強力膠水」!它整合了 1,000+ 常見的雲端軟體應用程式 (e.g. Google Sheet, Slack, LINE, Gmail, Mailchimp, Hubspot ... 等),透過直覺且視覺化的拖拉模組,幫助你無需寫程式就能實現複雜且多元的自動化串接與資料流程處理功能~不論你是業務、行銷、人資、行政 ... 等專業工作者,即使不懂程式也可以輕鬆串接整合數位工具唷!
🎉 如果你是還沒使用過 Make 的新朋友,現在可以透過我們此 🔗專屬連結 註冊體驗,將可以在註冊後『免費獲得專業版 1 個月』的方案升級 (免綁卡,價值超過 NT$500+),讓你更好地嘗試與體驗 No Code 的方便~ 🥳
ps: 雖然免費版就可以實作、運行本篇教學的自動化流程,但事先升級的好處是,在還不熟悉 Make 操作時,避免使用免費版試錯到設計好流程後,根本沒剩多少自動化流程的作業餘量 “Ops” 可以使用 (以上圖流程示意,每一個數位工具節點在 Make 內執行一次則消耗 1 個單位的作業用量,稱為 1 個 “Ops”。詳細說明與比較可以參考
Make 官方比較表)
要建立一個結合 ChatGPT 的 AI 客服管理工具
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只需要在 Airtable & Make 中進行簡單的三個步驟設定,就可以完成!
Step 1. 建立客服資料庫
在 Airtable 中,建立客服資料表單與管理資料庫,包含顧客資訊、Email、意見內容, 並於資料庫新增 AI 回覆建議、回覆狀態欄位(切換狀態即可觸發寄送信件)
Step 2. 串接 ChatGPT
在 Make 自動化工具中,處理匯入 Airtable 資料庫的顧客回饋,並請 ChatGPT 生成建議回覆
1.) 定時排程撈取 Airtable 資料,取得顧客表單填寫內容
2.) 當資料狀態等於例如 「等待 AI 生成」時,始呼叫 OpenAI 生成回覆建議
3.) 依 Airtable 資料內容及 prompt 生成 AI 回覆建議
4.) 將 AI 回覆建議內容寫入欄位,並變更資料狀態為 「待審核 AI 回覆」
Step 3. 設定 Airtable 內的自動化流程
透過 Airtable 內建的自動化流程建立工具 (Automations),設定讓系統依據資料表中特定欄位的狀態變更時,自動寄出對應並帶入參數的個人化客服信內容。包含以下自動化邏輯:
1.) 當名單資料狀態更新時,觸發以下自動化流程
2.) 當上述資料的特定欄位狀態等於指定狀態 (e.g. 已審核,立即回信) 時,透過 Gmail 自動寄信
3.) 綁定 Gmail 帳號 (也可以依讀者需求改為 Outlook),設定寄發的信件內容資訊
4.) 完成寄信時,同步更新客服資料狀態,以利於資料表後台辨別哪些客服已完成信件回覆
上述步驟都設定好後,就成功為自己建立一個結合 ChatGPT 的 AI 客服管理工具囉!幫助你將眾多客戶洽詢、AI 回覆建議、一鍵發信全部整合在單一平台介面實現!
結論統整
透過 Airtable x Make x ChatGPT 建立客服管理工具,幫助你節省手動於表單、ChatGPT 與 Email 多個視窗之間來回切換的作業時間,一鍵寄出回應給顧客,更棒的是,所有情境都可以在 Airtable 單一平台完成,大幅提升作業效率!
加上延伸分享的情境應用,還可以事先將產品服務知識建立成 ChatGPT AI 指令資料庫,讓 AI 可依據不同客服場景、對應回覆更專業的內容;亦可延伸讓 ChatGPT 辨識客戶回覆的正負向情緒類別,讓我們能快速掌握客戶事件並及時應對!
這麼強大的應用怎麼能不試試看呢?
加碼課程分享:想知道怎麼對 ChatGPT 下指令?
在這個課程裡,數位生產力專家侯智薰(雷蒙)講師會分享如何向 ChatGPT 提問、ChatGPT 提問原則及框架、實用 AI 指令等。歡迎報名參加學習跟 AI 工具溝通的心法、原則、提問框架!
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