想像一個場景:週五下午,小花正被多個即將到期的報告追著跑。他每週都得花數小時手動整理數據、檢查格式,甚至再三確認數據是否準確。眼看著其他核心工作堆積如山,卻還被這些重複性任務牢牢綁住,完全沒有時間專注規劃專案策略。這樣的壓力,讓他感到筋疲力盡,彷彿每週都在打一場「任務追趕戰」。
你是否也面臨類似挑戰?每週耗費數小時處理例行報告、準備簡報、更新數據,而真正需要專注的高產值工作卻一再被壓縮?這些無形的時間成本,正在悄悄拖垮你的專案管理效率。其實,這些繁瑣瑣事並非無法解決,只要善用 🔗No Code 自動化工具,就能讓你從重複性任務中解放出來,重新掌控時間與專案進度。
為了幫助你應對這樣的挑戰,NoTime NoCode 新推出「NoCode 職場特輯」!
第一篇聚焦專案管理,針對簡報相關任務進行拆解,帶你找出可自動化的關鍵環節。例如:如何自動整合專案資料,甚至利用數位工具高效進行簡報資料套版,讓每週例行報告不再佔據你寶貴的時間。透過 No Code 自動化工具,你可以輕鬆實現事半功倍的工作效率,讓專案管理回歸簡單、有條理。
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重複的「例行報告」正在拖垮你專案管理的效率,如何突破瓶頸?
以「例行報告」為例,你可能每週都要從多個資料庫中手動抓取數據,不僅耗時,還容易因疏乎導致輸入錯誤或數字抓錯。接著,還得花大量時間調整格式,再將數據套入報告模板。如果每週需完成 2 次,每次花費近 2 小時,那麼一週光是在報告上就耗費 4 小時!如此一來,哪還有時間深入思考更有價值的洞察與策略應用?
想像一下,例行性的數據抓取、格式整理和報告製作,通通能以自動化方式完成,你的工作將會有多大轉變?
這不只是理想,而是可以實現的現實。透過 🔗No Code 自動化工具,你能將這些重複性的例行任務自動化,大幅提升工作效率,釋放寶貴時間,並專注於更高產值的核心工作。以下是 No Code 工具能為你帶來的改變:
省時高效:將報告生成時間從每週 4 小時縮短至 20 分鐘,每週節省多達 4 小時!累積下來,相當於每月多出兩天的專注工作時間,用來規劃創新策略、專案管理或個人成長。
降低錯誤:自動化流程徹底避免人工操作的遺漏與輸入錯誤,確保數據的準確性,提升你的專業形象與信任感。
專注核心:將時間從繁瑣的瑣事中釋放出來,專注於專案策略的制定、團隊協作與執行,真正提升工作的價值與產出。
重新掌控時間,讓職涯更進一步!
將原本花在重複任務上的時間,重新分配到更高產值的專案規劃。不僅能減輕日常工作負擔,還能累積專業核心技能,提升你的競爭力,為升遷與加薪鋪平道路。這不僅是效率的提升,更是一次從繁瑣工作中解放的機會,讓你專注於創造真正的價值!
從痛點出發,盤點專案管理與簡報流程,實現自動化!
過去我們有寫過一篇 🔗『如何挑選適合的 No Code 自動化工具?打造專屬的自動化流程!』的文章,但要有效解決例行報告中耗時、重複性高的工作,僅僅依靠工具是不夠的,還需要一些方法來引導流程優化。畢竟 🔗No Code 自動化工具的導入不只是技術的應用,而是工作習慣與流程的重塑。
以下是一個 NoTime NoCode 常用的六步驟的流程優化方法,幫助你從痛點出發,全面梳理流程,找出可以自動化的切入點,實現從繁瑣到高效的轉變!
Step 1. 列舉現有工作流程:全面還原每個環節
第一步是清楚了解現有流程,具體拆解為每個步驟。例如,為了完成「例行報告製作」,小花的工作流程可能如下:
數據匯出:定期從 GA、Pipedrive (CRM) 等不同系統手動匯出數據。
格式整理:將多來源數據整理成內部使用的 Google Sheets 建檔。
製作報告文件:將 Google Sheets 的數據逐一貼上至 Google Docs,製作報告文件。
製作簡報:再將數據貼入 Google Slides,完成供會議使用的簡報。
撰寫洞察與計劃:根據數據結果撰寫觀察報告與後續行動計劃。
這些繁瑣的步驟正是例行報告的效率瓶頸所在。只有充分理解這些環節,才能找到適合的優化方向。
Step 2. 盤點工具現況:整理現有數位資源
接下來,對現有使用的數位工具進行盤點。例如,你可能已經在使用 Google Sheets、Airtable 或其他數據管理工具。釐清這些工具的功能與角色,將有助於後續找到能有效自動化的方案。
Step 3. 發掘自動化機會:尋找可串接的流程
仔細檢視 Step 1. 工作流程中的每一環,思考哪些步驟可以藉助自動化完成。例如:
定期自不同系統匯出數據 ………………….... (O)
彙整多來源數據格式至內部試算表 …….... (O)
建立新文件範本並更新數據 ………..…….... (O)
建立新簡報範本並更新數據 ………..…….... (O)
撰寫報告觀察與因應計畫 .…………………... (X)
ps: 身為初學者,可能不一定有辦法馬上判斷該流程「自動化」的可行性,但沒關係!盡量練習許願將越多「人工作業」交給自動化越好哦!
Step 4. 設定執行目標:確保自動化結果符合需求
定義清晰的自動化目標,讓工具為你執行重複性的任務。例如:
定期自動建立新的 Google 文件與簡報(從範本複製)。
自動更新最新專案數據,直接同步到文件與簡報中。
這樣可以確保自動化流程目標有對應你的專案需求,而不會延伸太多不必要的作業流程。
Step 5. 定義執行時間:固定自動化執行的頻率
在 🔗No Code 自動化工具的使用中,設定具體的執行時間是至關重要的一步。只有明確定義好流程的運行頻率與時間點,才能確保自動化系統按照計畫順利執行,真正幫助你減輕負擔並提高效率。例如:
每隔 7 天複製一份 Google 文件(報告範本)
每隔 7 天複製一份 Google 簡報(報告範本)
每隔 7 天自系統撈取數據,即時更新至文件、簡報
這樣的設定讓報告製作變得有條不紊,實現「人專注核心,工具系統處理瑣事」,讓你把更多精力投入到更高產值的工作中!
Step 6. 串接工作流程:讓工具無縫運作
最後一步是將所有數位工具串接成完整的工作流程。例如:利用 Zapier、Make 或 n8n 這類 🔗No Code 自動化工具,自動從 GA 或 CRM 中提取數據,彙整至 Google Sheets,並同步更新至 Google Docs 和 Google Slides 模板,讓例行報告的製作流程徹底實現自動化!
大致的操作步驟會如:
(1) 新增一筆欲帶入的簡報 / 文件內容資料至 Google Sheets 資料庫(可透過 No Code 工具將其他第三方系統數據自動匯集至 Google Sheets)
(2) 自動複製一份範本 Google 簡報 / 文件至指定資料夾
(3) 並將 Google Sheets 內容資料帶入對應簡報 / 文件範本欄位
而實際的自動化串接流程,可以參考以下兩篇教學:
重塑時間價值,釋放你的潛力,擁抱更高效的工作方式
透過上述六步驟方法與 🔗No Code 自動化工具的應用,小花徹底擺脫了例行任務的束縛,大幅減少了重複工作的時間成本。她將每週例行報告的耗時從 4 小時縮減到僅 30 分鐘,不僅成功釋放更多時間,還將精力投入到策略規劃與創新上,全面優化了工作方式與時間品質。
在專注力回歸核心後,她在短時間內完成了一項關鍵策略性專案,為自己節省了本可能用於加班的時間,甚至有更多餘裕專注於自我成長。
這就是 No Code 自動化 的價值——不僅幫助你輕鬆消滅繁複瑣事,還能放大時間資源及效益,讓你聚焦於更高價值的工作,實現從「埋頭苦幹」到「高效掌控」的轉變。現在,你也可以像小花一樣,重塑自己的時間價值:
例行報告製作的作業成本降至近 0,再也不用為瑣事分心。
專案規劃的時間資源放大 2 倍,充分發揮你的專業能力。
聚焦高效益與高產值的核心工作,實現工作質量與成果的飛躍。
如果你總是因忙碌的日常而束手無策,那麼是時候嘗試 No Code 自動化,為自己的職涯注入全新的可能性!就像小花一樣,從今天起,告別重複性任務,專注創造價值,迎接更高效、更有成就感的工作方式!
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