【NoCode 工具箱】用 Google Workspace Studio，把 AI 自動化直接放進你的日常工作流
NoCode 工具箱：Workspace Studio - 把 Google AI 自動化工具，全面融入你的工作場景，輕鬆打造 AI 代理與自動化！
週一早上九點，你打開信箱，紅色的未讀數字像警報一樣跳出來。47 封信，同一時間湧入：客戶要報價、同事丟會議邀請、系統自動通知，還有幾封你一時之間根本不知道該歸類到哪裡。
你很清楚不能不看，但光是快速掃過、判斷重要性、標記與分類，就已經悄悄吞掉了你半小時的專注力。
這正是多數知識工作者每天都在面對的現實：整理信件、找資料、設提醒、更新狀態⋯ 這些事情不難，卻極度耗神。真正該留給思考、決策與溝通的黃金時間，就這樣被切割成零碎片段。
如果那些「一定得做，但其實不該由你親自做」的事，能有一個不打擾你、不佔用你注意力，卻能自動把它們處理好的系統呢？
或許這正是 Google Workspace Studio 想解決的問題。但它不是再多給你一個自動化工具，而是在你原本就熟悉的工作流程裡，加入一位低調卻高效的 AI 夥伴，透過 No Code 自動化的方式，默默接手雜事，讓你把專注力留給真正重要的事！
本篇內容是 NoTime NoCode 的 FB / IG 貼文「NoCode 工具箱 - Workspace Studio」的延伸介紹文，如果還沒看過社群貼文的朋友，歡迎前往以下連結查看內容！
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不是「又一個自動化工具」， 而是「依附在你工作流程裡的 AI 大腦」
我們知道，三大自動化工具你早就聽過：Zapier、Make、n8n⋯ 有的功能很強沒錯，但它們有個共通的問題：你得離開原本的工作環境，跳到另一個平台，重新學一套邏輯。
想像一下，你若想針對 Gmail 某個情境設定自動化流程，接下來你會需要：
打開 Zapier / Make / n8n 網站
授權存取權限（很多人卡在這裡就放棄了）
學一遍流程邏輯
設定觸發條件、篩選、動作
測試、除錯、上線
建置好的流程跑得順，至少半小時；不順，你的節奏全被打亂。而 Google 所推出的 Workspace Studio，可以讓這些自動化情境更快速完成！
Workspace Studio 有什麼不一樣？
它不是一個外掛的自動化平台，它就整合在你每天用的 Gmail、Drive、Chat 裡。
例如當看到一封詢問報價的信，你打開右側 Workspace Studio 面板，馬上就能套用包含 Gemini AI 的現成自動化範本，像是：
「提取信件中包含特定關鍵字產品名稱、數量與預算，記錄到『客戶需求』試算表，並在 Chat 提醒我 24 小時內回覆。」
點一下，就能把流程跑起來。實際使用後最明顯的感受是「快又直覺」，不用再面對像 Make、n8n 那樣繁瑣的授權流程與邏輯設定，No Code 自動化真的可以即開即用。
想要做更進階的流程？也很簡單。進到 Workspace Studio 主頁，直接用文字指令 (Prompt) 輸入你的需求。AI 會幫你拉出整個自動化流程草稿，快速完成剩餘的設定即可上線！
最棒的是：完全不需要再去授權一堆帳號，Workspace Studio 是個真正能依附在你 Google 數位工作流程裡的 AI 助理。
4 個 Workspace Studio 的 自動化應用情境
一、收到發票或附件，自動解析、分類、雲端建檔
痛點：財務或行政每天要手動下載附件、重新命名、分類到資料夾，極度浪費時間。
解法：設定「當特定寄件者或關鍵字出現時」，AI 自動解析附件內容 → 分類 → 上傳到指定雲端資料夾。
價值：
減少人為錯誤
財務流程標準化
新人也能快速上手
二、定時蒐集關鍵字資訊，自動推播到團隊 Chat
痛點：行銷或業務需要每天關注市場動態，但人工整理容易中斷。
解法：AI 代理每天自動搜尋指定關鍵字，摘要重點，直接推送到 Google Chat 群組。
價值：
團隊資訊同步
決策速度提升
不再依賴單一個人整理
三、AI 協助郵件判斷、摘要與行動建議
痛點：重要郵件容易被大量訊息淹沒，錯過回覆時機。
解法：透過 Gemini AI 在 Gmail 中
判斷是否為重要信件
摘要重點
標記「需行動」或「僅供參考」
價值：
業務跟進不漏接
Inbox 壓力大幅下降
專注在真正需要你決策的內容
四、在流程中直接「呼叫 AI」，而不是切換工具
痛點：多數自動化工具要跳出原本的工作環境進行授權、邏輯設定，學習成本高。
解法：Workspace Studio 直接嵌入 Gmail、Drive、Chat 側面版，AI 自動化助理「隨叫隨到」，可以快速套用多種情境的自動化範本。
價值：
幾乎沒什麼需要授權不同工具的學習成本
真正融入日常工作，而不是被遺忘的工具
為什麼是 Workspace Studio？三個你該選擇它的理由
1. 幾乎零學習曲線：用「人話」就能建立自動化
你不需要懂「IF-THEN」邏輯，不需要理解「Webhook」是什麼，不需要看教學影片。
在 Google Workspace Studio 裡，你只要用自然語言描述「你希望發生什麼事」（目前指令仍以英文為主），AI 就會自動幫你把流程建好。
這代表著：
行銷人員 可以自己建立競品監控與資訊摘要流程
業務人員 可以自己打造客戶追蹤與跟進提醒系統
行政人員 可以自己設定文件與附件的自動歸檔邏輯
不必再填需求單、不用排隊等 IT，每個人都能在自己的工作場景裡，成為「AI x No Code 自動化的第一責任人」!
2. 無縫整合：不用跳轉、不用重複授權
如果你的團隊已經在使用 Gmail、Drive、Chat、Calendar、Sheets，那麼搭配 Google Workspace Studio 提供的自動化範本，等於一開始就站在完成線上。
多數情境下，你已經完成了 90% 的自動化準備。你不需要再煩惱：
到第三方平台重新授權帳號
擔心 OAuth Token 過期、流程中斷
在多個工具與介面之間來回跳轉
讓資料離開既有的 Google 生態系
你只要直接套用常見的流程情境，簡單調整需求，就能快速上線。
3. 企業級安全：IT 放心，使用者更有彈性
多數自動化工具真正的痛點，並不在功能，而是在資料與權限風險。一旦需要把 Gmail 或雲端檔案授權給第三方平台，IT 的風險警報往往立刻響起。
Google Workspace Studio 的做法正好相反。所有自動化與 AI 處理流程，都在 Google 生態系內部完成，並完全承接你及公司既有的資料架構：
所有資料不需離開 Google Cloud 生態系
自動套用公司既有的帳號與權限管理規則
符合 GDPR、SOC 2 等企業級合規標準
對 IT 而言，這不是新增一個外部風險點；對使用者來說，卻多了前所未有的 No Code 自動化彈性。
只要公司本來就使用 Google Workspace，IT 幾乎不需要額外評估或重新授權，團隊就能安心自行規劃與調整自動化流程。
你也需要知道的 3 個使用限制
Google Workspace Studio 是一款上手快速、整合度極高的 No Code 自動化工具；不過在實際測試後，我們也整理出幾個目前仍需留意的限制，建議在導入前先理解清楚。
1. 自然語言指令仍以英文為主：雖然 Gemini 本身具備多語言理解能力，但 Workspace Studio 的指令介面目前仍以英文輸入為主。若使用中文描述流程，通常會出現錯誤訊息及不太穩定。
實務上建議：可以將中文需求透過 AI 先轉成簡單、清楚的英文指令即可使用；但相信未來會再開放更多語言。
2. 專注 Google 生態系，尚未支援第三方工具：Workspace Studio 目前僅深度整合 Google Workspace 內的服務，例如 Gmail、Drive、Sheets、Calendar、Chat。
如果你的團隊還有使用其他像是 Microsoft 365、Slack、Notion 等工具，暫時還無法直接串接。若需要跨多平台整合，就需要搭配其他自動化工具。
3. 進階流程仍需要一定的邏輯思維：對於「單一觸發、單一接續動作」的流程，Workspace Studio 幾乎可以立即使用；但當流程牽涉到如：多條件判斷、資料轉換與處理、多流程相互串接，仍需要一定程度的流程邏輯理解。
雖然 Workspace Studio 已經大幅降低了使用門檻（例如帳號授權、測試與錯誤排除），但它還沒有到「完全不用思考邏輯」的階段。
結語：從「被工作追著跑」到「讓 AI 幫你跑」
我們都知道，AI 正在改變幾乎所有事情。但對多數工作者來說，AI 仍然像是一種「看得到、卻用不深」的科技，你可以用 ChatGPT 或 Gemini 聊天、產圖、分析資料，卻不一定真的改變了每天的工作流程。
Google Workspace Studio 的關鍵價值，就在於它讓 AI 不再只是「聊天工具」，而是真正走進你工作的 流程裡，成為一位貼身、低調、卻可靠的助理。
它不會取代你的工作，但它會接手你工作中最無聊、最重複、最耗時的那 30%。而那多出來的 30% 時間，你可以用來：
深度思考策略與決策
培養與帶領團隊成員
與客戶建立更有價值的關係
或者，準時下班
下一步：啟動你的第一個 AI 代理與自動化流程
如果你已經在使用 Google Workspace，現在就可以立刻開始：
打開 Gmail，右上角找到 Workspace Studio 圖示
點選 Discover，瀏覽常見的自動化範本
或回到主頁，用一句話描述你想自動化的任務
交給 AI，自動建立、測試並啟動流程
透過 AI 把想法實作出來前，還有一些關鍵步驟需要釐清，我們彙整了過去的幾篇內容，歡迎參考：
🔗 導入 AI 自動化不只是技術問題，5 招談判策略讓專案落地
加碼課程分享：《AI × 自動化競品研究》行銷工作坊
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