我需要採用自動化嗎？掌握 4 項評估方式！
NoCode 放大鏡 - 方法篇：透過 No Code 自動化，釋放你的專注力，有效提升工作效率！
在工作中我們經常聽到應該要「自動化」的建議，但我真的需要自動化嗎？
自動化對我幫助有多大？值得投資時間精力去研究執行嗎？
在繁忙工作中，效率和資源運用很大程度影響產出品質，隨著工作量不斷增加，許多人開始想：「自動化是不是解決這些問題的好方法？」了解自己是否需要自動化，能幫助你做出更聰明的選擇！
接下來我們將提供 4 個評估方式，幫助你判斷你是否需要自動化！
本篇內容是 NoTime NoCode 的 FB / IG 貼文《NoCode 放大鏡 - 我需要採用自動化嗎？ 掌握 4 項評估方式》的詳細說明文，如果還沒看過社群貼文的朋友，歡迎前往以下連結，看看我們製作的精美圖文唷！
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自動化可以做什麼？
透過 No Code 自動化應用，我們能實現更有效率的工作模式，降低人力成本，並將重複性任務交由系統自動處理，專注在更有價值的工作。自動化導入除了提升工作效率，也有助於穩定產出品質，減少人為失誤的風險。
以下是幾個日常工作中適合使用 No Code 自動化的情境：
客戶管理：每次有新客戶加入時，將客戶資料自動建立在 CRM 系統中，並自動分派給負責業務跟進，減少手動輸入錯誤，提升跟進速度。(延伸閱讀: 🔗【廣告名單應用】自動匯出 Google Ads 廣告名單至 Google Sheets 或 CRM， 高效完成跨部門合作！)
表單資料收集：當客戶填寫線上問卷或調查表時，自動將數據匯入分析報表中，並發送通知給相關人員，減少重複性資料處理並確保資料即時更新。(延伸閱讀: 🔗【SurveyCake 問卷自動化】問卷填答後自動寄發個人化信件，提升顧客體驗與互動！)
客戶服務回覆：在客服系統中設置自動回覆範本，根據客戶的常見問題自動回覆，減少客服人員的負擔，同時提升回覆效率。(延伸閱讀: 🔗 透過 No Code 打造 LINE AI Chatbot！自動產生回覆的聊天機器人，提升客服效率！)
接下來我們將介紹 4 個協助你評估是否需採用自動化的方式！
4 項自動化評估方式
有哪些工作項目是你「經常重複」要做的？
若是生活中頻繁重複發生的任務，就值得探討自動化的可能性，將時間放在更有生產力的項目上（如果有些工作做了 3 次，很高機率你需要做它第 4 次）。
舉例來說：
(a) 每雙週例會前，負責建立一份新的 Google Slides 並且「分享連結到 Slack 群組」通知大家共編更新進度
→分享連結到 Slack 群組這件小事，雖不耗時但瑣碎，你可以設定每當建立新 Google Slides 時，系統自動將簡報連結發送至 Slack 群組通知大家編輯更新。
(b) 市場單位不定期提出「撈取最新數據」需求， 以利追蹤檢視市場及產品表現。
→ 你可以設定定期撈取最新數據，並自動更新報表發送給相關工作伙伴。(延伸閱讀: 🔗 如何高效率完成簡報？透過自動化套版流程，省下複製/貼上/排版作業，並確保資料完整同步！)跨數位工具間的資料搬移（常常複製貼上 / 匯出匯入）
如果你經常在多個數位工具間，進行複製貼上或匯出匯入的動作，那你也可以考慮透過自動化執行此流程。尤其當資料量過大時，光複製貼上就要等上一段時間，還有可能人為操作失誤，若執行頻率高則相當耗時。
舉例來說：
(a) 透過 ChatGPT 生成文案，再將結果「貼至」 Notion 頁面 / 🔗Airtable 資料庫
→ 想像一透過 ChatGPT 生成文案，即自動出現在 Notion 頁面 / Airtable 資料庫中 (延伸閱讀: 🔗 如何運用 ChatGPT AI 自動生成圖文並茂的部落格內容，並一鍵高效管理文章狀態？)
(b) 定期將潛在客戶填寫的表單資料匯出， 再「批次匯入」 CRM 管理客戶資料
→ 想像潛在客戶一填完表單，資料馬上同步匯入 CRM 系統建檔 (延伸閱讀: 🔗【廣告名單應用】自動匯出 Google Ads 廣告名單至 Google Sheets 或 CRM， 高效完成跨部門合作！)
當面對頻繁的資料轉移和複製貼上，就值得考慮透過自動化提高效率，節省寶貴的工作時間！繁瑣無趣無須思考的任務
有些任務不需要動腦，但就是必須花時間來完成它？你可以考慮透過自動化完成！
舉例來說：
(a) 每一次「執行步驟都是固定的」，不用判斷思考
→ 例自動填寫合約模板，經常需要根據客戶資料填寫合約，但內容格式固定，僅需填入客戶基本資料即可完成，透過自動化工具可以快速批次生成合約文件 (延伸閱讀: 🔗【文件範本】透過 Google 試算表與 Google 文件自訂範本，自動帶入內容生成文件！)
(b) 不論是任何人做近乎都是一樣的結果，繁瑣無趣
→ 例訂單確認郵件，收到訂單後自動發送確認郵件給客戶，告知訂單已收到並包含預計出貨時間，過程中不需人工判斷即可自動完成
反之，如果有些工作是需要你的創意、解決問題的能力或情商等技能才有辦法解決（例：議價、需求訪談），那就 「無法」 自動化！讓你無法專注做真正想做的事
與你核心業務無關的瑣碎工作，就可以考慮自動化管理！
舉例來說：
(a) 檔案歸檔與備份：完成一個專案任務後，必須將相關檔案歸檔並備份，但這些過程並不會直接影響工作成果。透過自動化來執行歸檔和備份，可以確保資料安全的同時，讓你把時間用在更具價值的工作上。(延伸閱讀: 🔗 不怕 LINE 檔案過期！透過 No Code 工具自動下載 LINE 檔案至 Google 雲端、🔗 如何自動下載 Gmail 信箱附件並分類建檔至 Google 雲端硬碟?)
(b) 簡單的行政流程：如請假申請或報銷單據審核這類行政流程，通常只需簡單的批准步驟。透過自動化，可以將相關表單自動轉發給指定主管，並在批准後自動通知相關部門，減少等待與確認的時間。
別小看這些零碎的時間。即便每天只花 10 分鐘在某些工作上，也值得計較！假設透過 No Code 自動化，我們每天能省下 15 分鐘，那麼一年下來就節省了 62.5 小時，等於多出近 8 天的時間！（OS: 多出來的時間可以拿去休息、度假，多好？）
因此，凡是與核心業務無關的瑣碎工作，都值得考慮自動化的可能性！
什麼是 No Code 自動化？
如果你的工作情境可以套用以下句型，代表你可以考慮採用自動化！
When （每當 A 事發生的時候）…. then do (那就自動做 B 事）
舉例來說：當 Google Forms 表單收到一則表單回覆，則自動在 CRM 建檔客戶資料。No Code 自動化協助你，即使不會寫程式，也可以輕鬆採用自動化！
若你評估後對採用自動化有興趣，卻不知如何入門？請參考 🔗【NoCode 放大鏡】如何挑選適合的 No Code 自動化工具？打造專屬的自動化流程！。我們也有 🔗 3 款 No Code 自動化工具推薦給你！幫你輕鬆找到最適合的，快速優化與自動化工作流程！
採用 No Code 自動化，釋放你的時間、專注力！
整體來說，自動化可以幫助我們擺脫繁瑣、重複且不具挑戰性的工作，讓我們有更多精力專注在真正有價值的核心任務上！不僅節省時間，還能提升工作效率與準確性，確保每一步驟都能穩定且高品質地完成。
透過 No Code 自動化，不需要具備程式背景也能輕鬆上手，將日常需人工手動作業的流程進行簡化。無論是減少人工錯誤、提升工作速度，還是釋放創造力，都是自動化帶來的優勢！是時候審視你日常工作的流程，思考哪些任務可以自動化，為你的工作生活創造更多的價值與成就感！
延伸閱讀: 🔗【AI 自動化應用】7 個不可不知的應用情境，打造高效自動化工作流程
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